Retando al tiempo

Disponer de más tiempo, rendir más y mejor, es uno de los deseos por el que la mayoría de las personas firmaríamos con los ojos cerrados. Nos quejamos constantemente con frases como “No tengo tiempo”, “Me falta tiempo”, “Ahora no puedo”, “Se me echa el tiempo encima”, etc… El tiempo es finito, cada día dispone de 24 horas; ¿realmente necesitamos más tiempo? ¿necesitamos días de 27, 28 ó 30 horas?

Es verdad que con más tiempo podríamos hacer más cosas, pero también ¡¡¡podríamos perder mucho más tiempo!!! Por eso, lo que nosotros sugerimos es gestionar de forma diferente el tiempo del que disponemos.

Según la ley de Parkinson, que dice que las personas alargamos el tiempo en hacer las cosas en función de la disponibilidad del mismo, si nuestros días tuvieran más horas, haríamos las mismas cosas pero con más tiempo. De hecho, tampoco está demostrado que siempre que disponemos de más tiempo hacemos las cosas mejor.

El 50% de las reuniones son improductivas

Lo que dicen los estudios es lo siguiente:

  • El 65% de nuestro tiempo en el trabajo lo dedicamos a leer y contestar emails, hacer y recibir llamadas telefónicas, participar en reuniones y, en interrupciones.
  • Los estudios de McKinsey indican que nos interrumpen una media de 56 veces al día con un promedio de 3 minutos por interrupción, esto da la friolera cifra de ¡¡¡2 horas por jornada laboral!!! Y además, el 80% de las interrupciones son triviales o podrían haberse realizado de otra manera.
  • De media, al correo le dedicamos un 30% de nuestra jornada laboral, recibimos una media de 304 mails a la semana, pero lo increíble es que consultamos nuestra bandeja de entrada 16 veces cada hora con las consecuentes distracciones que ello conlleva. Y qué decir de la importancia de los correos, de media el 90% son triviales o no urgentes.
  • De un estudio del ITAM (Instituto Tecnológico de México) se determina que el 50% de las reuniones son improductivas, y del 50% restante solo los 30 primeros minutos son provechosos. De una media de 62 reuniones mensuales, significa que más de 30 horas son improductivas!!! ¿Cuántas reuniones nos podríamos ahorrar si todas fuesen 100% productivas?

Si sumamos todos los datos anteriores nos salen un montón de horas improductivas al día, a la semana, al mes, al año… Ante esta situación mucha gente busca soluciones mágicas y, por supuesto tecnológicas, cómo apps de listas de ToDo, compran libros de cómo gestionar el tiempo o empiezan a hacer listas de objetivos a cumplir a la semana, al mes y al año. Por supuesto todas las herramientas pueden ayudar, pero, en nuestra opinión, es fundamental tomar conciencia de lo que está sucediendo y el porqué y actuar en consecuencia. ¿Cómo? Cambiando el comportamiento, es decir, la forma de actuar. Si a esta nueva forma de actuar le añadimos herramientas y metodologías, mucho mejor ya que nos ayudarán a anclar los nuevos comportamientos.

Lo que trabajamos en Traico Projects es cómo cambiar en ti y en tu entorno la forma en la que estamos trabajando, con la finalidad de conseguir una mayor productividad y reducir el estrés que conlleva la falta de ella.

Algunos tips

Te damos aquí algunos tips que pueden ayudarte a disponer de más tiempo para hacer más cosas:

  • Prioriza las tareas, poniendo siempre primero lo más importante y urgente. Las listas de ABC son muy interesantes para ayudarte a priorizar. Las tareas “A” serán aquellas que tienes que hacer hoy sin falta y no puedes acostarte sin haberlas hecho.
  • Haz las cosas con sentido de la urgencia, es decir, prográmalas para hacer el máximo con el mínimo tiempo posible, o sea si puedes terminar una tarea en 10’, no le dediques 15’
  • Haz las cosas con el grado de profundidad que necesita la otra parte, no el cómo nosotros creemos que debe ser. Las personas perfeccionistas tienen tendencia a rizar el rizo en las cosas que hacen, a ello le dedican más tiempo, y el resultado no siempre es apreciado por los demás.
  • Cuando empieces una tarea, termínala. No dejes las cosas a medias.
  • No realices multitarea. Haz siempre una sola cosa a la vez. Concentra tus esfuerzos y tu concentración (valga la redundancia) en ser productivo en 1 tarea y cuando termines, puedes pasar a la siguiente. Esto te permitirá cumplir con la regla anterior.
  • Prográmate devolver las llamadas y hacer las salientes justo antes de comer y/o justo a la hora de salida del trabajo, es la mejor hora porque en estas franjas horarias las personas están pensando en salir y se llegan a acuerdos de forma más rápida.
  • No estés constantemente pendiente de los mensajes. Quita las notificaciones de tu WhatsApp y de tu correo y consulta tus bandejas de entrada 2 veces por la mañana y dos veces por la tarde. Nadie debería enviarte un mensaje urgente por correo. Si es urgente, deberían buscar una forma más rápida y eficiente de localizarte.
  • Es ideal si podéis establecer en la empresa una política de envío de mensajes urgentes de la forma menos intrusiva (por ejemplo, si algo es urgente y estáis en el mismo edificio, ve físicamente a decírselo; si estás en otro edificio, llama por teléfono, pero no lo mandes por correo, siguiendo la regla anterior)
  • Exige en las reuniones:
    • La Máxima Puntualidad
    • Marcar con anterioridad los Objetivos: claros, concretos y concisos
    • Marcar la Política de Participantes: quién debe y no debe asistir a la reunión.Una regla muy eficiente es: quién no aporte nada en una reunión, es que no debería estar ahí, así que, no asiste a la siguiente.
    • Cómo va a ser la toma de decisiones
    • Duración de la reunión: Tiempo máximo 1 hora (si se necesita más tiempo organiza otra reunión, pero no alargues la misma)
    • Anota los acuerdos: ayudará a que todos los asistentes los tengan presentes para los próximos pasos.
    • Cierra la reunión con resumen, responsabilidades y próximos pasos
  • Planifica, Planifica y planifica (siempre…que sea posible) y revisa diariamente/semanalmente/mensualmente tus listas de ToDo

Estos son algunos de los muchos consejos e ideas que podemos ofrecerte para gestionar mejor tus tareas y ser más eficiente con el mismo tiempo de cada día. Pero hay muchas más cosas que se pueden hacer y todo ello dependerá de cuál sea tu situación.

No dudes en consultarnos. Estaremos encantados de poder ayudarte.